Загрузка компания TWT Com
Последние посещённые страницы компании TWT Com

Управление документооборотом

На сегодняшний день ни один успешный бизнес не работает без качественного контроля документооборота компании, ведь правильно выстроенные процедуры и бизнес процессы, позволяют сократить затраты на персонал и оптимизировать рабочее время операционных подразделений. На сегодняшний день контроль состояния документов в организации от создания, до согласования и подписи – это одна из важнейших задач стоящих перед менеджерами, отвечающими за операционный рост бизнеса. Однако, добиться адекватного и ответственного контроля состояния документов не так просто, как может показаться на первый взгляд. Никто не отменял человеческий фактор и тайм менеджмент, а сроки выполнения и безопасное хранение документов - это те профильные задачи, которые любой успешный бизнес решает каждый день.

Какие преграды могут ждать начинающего предпринимателя при отсутствии контроля документооборота:

  • Потеря или порча документов;
  • Отсутствие контроля изменения документов;
  • Неразбериха в исполнителях и ответственных;
  • Несоблюдение регламентов согласования и выпуска документа;
  • Архивация и безопасное хранение;

Управление документооборотом при помощи «TWT DOCS FOR 1C: ПРЕДПРИЯТИЕ»: Предприятие» позволяет решить все эти проблемы на корню. Человеческий фактор отпадает сам собой.

Преимущества электронного документооборота

В начале необходимо понять, что такое документооборот. Сам термин документооборот подразумевает некоторое состояние документа с течением времени: создание (документирование), изменение, модернизация, подписание, акцептование, контроль и удаление. Т.е. документооборот – контроль организации движения и учета документов.

Так в чем преимущества системы электронного документооборота?

Опишем их по порядку:

  • Контроль состояния документов;
  • (отдельно сохраняется каждое изменение в документе);
  • Возможность отката (вернуться на предыдущую версию документа);
  • Контроль эффективности работы сотрудников;
  • Нормирование и регламентирование участников и ответственных за ведение документооборота;

Это далеко не все преимущества системы электронного документооборота.

Четко осознавая ситуацию на современном рынке программного обеспечения, компания TWT COM создала уникальную в своем роде систему электронного документооборота – «TWT DOCS FOR 1C: ПРЕДПРИЯТИЕ». Сильнейшей стороной системы является легкая адаптация сотрудников, потому что «TWT DOCS FOR 1C: ПРЕДПРИЯТИЕ» работает на всех платформах линейки 1С.

Это программное решение позволяет оперировать следующими преимуществами:

  • Скорость внедрения программного обеспечения на действующую инфраструктуру;
  • Ведение корпоративного документооборота на базе стандартной программы 1С;
  • Оптимальный бюджет на разработку «TWT DOCS FOR 1C: ПРЕДПРИЯТИЕ»;

Компания TWT Com гарантирует своим партнерам:

«TWT DOCS FOR 1C: ПРЕДПРИЯТИЕ» - это многофункциональная комплексная система документооборота с понятным интерфейсом.

Оптимальное решение всех задач в максимально короткие сроки:

  • Внедрение программного обеспечения за 3 дня;
  • Адаптация и обучение персонала в течение двух дней;
  • Совместимость с любой конфигурацией линейки 1 С;
  • Комплексная поддержка сотрудниками компании TWT COM в течение всего срока эксплуатации решения.;

Преимущества электронного документа оборота «TWT DOCS FOR 1C: ПРЕДПРИЯТИЕ» очевидны:

Кроме всего, что было описано выше, сюда добавляются:

  • Полная интеграция с 1С;
  • Интуитивно-понятный интерфейс;
  • Высокая скорость работы;
  • Функциональность;
  • Синхронизация с бухгалтерским и налоговым документооборотом;
  • Возможность настройки API с другими программными комплексами;
  • Возможность использование протоколов безопасности;
  • Возможность интеграции с ЭЦП;
  • Разграничение прав и ролей пользователей;

Инструкция по использованию документооборота

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Мы придерживаемся этой поговорки и что бы показать все преимущества электронного документооборота, подготовили небольшую инструкцию пользователя.

Шаг 1. Создание задачи документооборота

Для создания задачи документооборота необходимо нажать на зеленую кнопку «плюс». Откроется модальное окно с возможностью создания задачи

Шаг 2. Заполнение задачи документооборота

Заполнение задачи документооборота процедура не сложная. Необходимо указать название задачи в поле «наименование», далее выбрать клиента из списка контрагентов и собственных сотрудников и назначить ответственное лицо за выполнение задачи. Далее необходимо нажать кнопку «записать» и/или «ок».

Шаг 2а. Работа с документами с поддержкой версионности

В каждую задачу можно вложить документ. Система поддерживает версионность документов и сохраняет каждое изменение документа. Для добавления документа достаточно нажать на зеленую кнопку «плюс» и выбрать какой файл Вы хотите добавить.

Шаг 3. Создание подзадач исполнителям по документообороту

Любую задачу можно разбить на подзадачи. Сделать это тоже достаточно просто. Что бы добавить подзадачу нажмите на зеленую кнопку «плюс» в окне «подзадачи клиента». Откроется модальное окно оформления подзадачи. Заполняется подзадача аналогичном образом, как и основная задача документооборота. После нажатия кнопки «записать» система предложить отправить подзадачу в работу ответственному лицу. Нажмите «да», если хотите, что бы задача высветилась в уведомлениях у исполнителя.

Шаг 4. Установка очередности и подчиненности задач

Ключевое преимущество системы электронного документооборота «TWT DOCS FOR 1C: ПРЕДПРИЯТИЕ» заключается в возможности создания подчиненности подзадач. Т.е. жесткий порядок исполнения. Например, задачу 3в невозможно выполнить, не выполнив задачу 3а. Это позволяет контролировать исполнение на каждом шаге. Для установки очередности подзадач, выберите основную подзадачу и установите для нее родителя (первоочередную задачу) и наследника – последующую задачу. Для этого в режиме редактирования подзадачи переместите соответствующие подзадачи стрелками влево или вправо из правого окна в левые.

Шаг 5. Контроль исполнения задач по документообороту

После того как сотрудник выполняет подзадачу и поставит галочку «Выполнено», у ответственного лица отмечается задача как выполненная и ожидающая подтверждения. Если задача выполнена полноценно и ее можно принять, необходимо поставить галочку «Проверено». Если задача выполнена не так, как это необходимо, ее можно вернуть в работу сняв галочку «Выполнено».

Шаг 6. Завершение бизнес-процесса по документообороту

Когда все подзадачи выполнены, и основная задача закончена, ставиться пометка «Выполнена» и на этом процесс документооборота заканчивается.

Шаг 7. Хранение файлов документооборота в карточке клиента

Обратите внимание, все документы, которые участвовали в документообороте будут сохранены в карточке клиента.

Миссия нашей компании: Работать для улучшения Вашего бизнеса и повышения его эффективности - каждый день. Управление документооборотом еще никогда не было таким простым и доступным. Звоните!

Полная информация об услугах предоставляется клиентам при непосредственном обращении к сотрудникам TWT Com в индивидуальном порядке.
+7 (495) 660-81-11 заказать обратный звонок